Paperless, del inglés “menos papel”, propone el uso de soluciones tecnológicas en los lugares de trabajo para ser más eficientes. Pare ello se pueden emplear distintas opciones o aunar un conjunto de patrones de comportamiento, como una app de empresa. Esta forma de actuar potenciará que la huella de carbono de la empresa baje notablemente.
Lo cierto es que, en los últimos años, parece estar aumentando el número de empresas ecofriendly. En su actividad se vinculan más a un funcionamiento activo que incida positivamente en el medio ambiente.
Cuestiones como ahorrar papel en una organización puede resultar una transición mucho menos complicada de lo que creen los empresarios.
Las apps y la digitalización
Decir adiós al papel en la oficina no tiene por qué resultar complicado. Adoptar un programa de digitalización ya estará reduciendo drásticamente el consumo de papel. El simple hecho de trabajar online permitirá a tus empleados compartir documentos.
Desde un simple correo electrónico hasta la computación en la nube, todo evitará la utilización de un recurso que produce un gran impacto medioambiental. Compartir, difundir o almacenar documentos no precisa, de hecho, de hojas impresas.
Cómo aplicar la máxima en la recolección de datos
Librarse del uso del papel, cuando hablamos de recolección de datos sobre el terreno, podría en principio parecer más difícil. Nada más lejos de la realidad. En estos casos, la app se convierte en una herramienta capaz de facilitar la labor de tu equipo.
Podrás cumplimentar formularios online y offline. Solo necesitarás un dispositivo móvil, una tablet o tu propio teléfono inteligente. Con ello serás capaz de recolectar datos, capturar elementos multimedia, verificar ubicaciones…
La flexibilidad de una app de empresa no solo hace que resulte más eficiente, también te ahorrará trabajo, tiempo y dinero. Los empleados podrán trabajar con un método de trabajo digitalizado.
Esto les permitirá un acceso más rápido a la documentación que precisan. Podrán dedicar el resto del tiempo a tareas más productivas en vez de perderse entre montones de tomos y carpetas archivadas.
En el caso de utilizar una app de empresa con estas características, se podría prescindir del wifi sobre el terreno. El empleado introduciría la información en el dispositivo y sincronizaría los datos con posterioridad, en el momento en que dispusiese de conexión a Internet.
Apps de empresa que ahorran papel
Disponer de tu propia app de empresa para estos menesteres no te resultará difícil. Algunas empresas se dedican a la elaboración de aplicaciones empresariales customizadas. Ellos se encargan de todo. En tiempo récord, dispondrás de una aplicación pensada para las necesidades de tu compañía. Podrás optimizar los recursos de tu empresa, renovar el modelo de negocio y resultar ecológicamente más sostenible.
¿Merece la pena la inversión en una app para tu negocio? En contra de lo que suele pensarse, la creación de una app personalizada puede resultar muy asequible. Entre 600€ y 6000€ puede costar una herramienta bastante funcional y ajustada a tus requerimientos.
El consejo de los expertos es que no veas este dinero como un gasto, sino como una inversión. El hecho de que, en este caso, te proporcione un buen ahorro en toda la cantidad de papel que precisabas al año, ya es un éxito.
Sin embargo, existen más ventajas: aumento de la productividad, mejores soportes digitales para la documentación y los datos, posibilidad de mantenerlos a salvo en la nube y con copias de seguridad periódicas, accesibilidad para todos los empleados habilitados por la empresa…
Sin duda, una app de empresa es algo que debes tener en cuenta a la hora de iniciar tu modelo de digitalización del negocio. Aprovecha para decir adiós a facturas, tickets, notas, contratos y nóminas, por mencionar solo algunos de los documentos más habituales de una compañía.
Un caso de éxito con la digitalización de una empresa
Marks & Spencer (M&S) es una multinacional británica con incursiones en muchos países. En España, sus establecimientos venden, fundamentalmente, ropa, complementos y accesorios para el hogar. Sin embargo, su actividad global abarca muchas líneas de negocio, entre ellas muebles, flores, regalos, servicios financiero o productos de alimentación.
La cadena, con más de 1400 establecimientos repartidos por todo el mundo, comenzó hace una década a trabajar en “Plan A” de M&S. Así llamaron a su compromiso de adoptar un centenar de medidas con la intención de producir cero residuos.
Entre sus medidas está el uso de “un láser ligero para marcar el código de barras, la fecha de consumo preferente y el logotipo en la piel de los aguacates. De acuerdo con M&S esta tecnología ahorrará diez toneladas de papel y cinco toneladas de adhesivo”, según informa Job Wizards.
Está claro que el proceso de digitalización es una inversión que ayuda a las empresas a rebajar gastos y aumentar en productividad. La adopción de herramientas como una app de empresa puede resultar de lo más eficaz y eficiente. ¿Aún no has preguntado a una empresa especializada?